El COFIS participa en la redacción de la Guía Rápida de Gestión de Documentos para Corporaciones de Derecho Público en la Comunidad de Madrid
En un mundo cada vez más digital, pero donde lo documental sigue siendo la base legal, histórica y operativa de muchas instituciones, la gestión documental cobra un valor esencial. Y para los Colegios Profesionales, como el Colegio Oficial de Físicos (COFIS), esta tarea no solo es una necesidad operativa: es una responsabilidad pública.
Por eso, el COFIS ha participado activamente en la elaboración de la nueva “Guía Rápida de Gestión de Documentos para Corporaciones de Derecho Público en la Comunidad de Madrid“, un documento impulsado por la Mesa de Trabajo de Archivos de Asociaciones y Colegios Profesionales del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, en la que el Colegio está representado por su gerente, Marta María Arranz.
Una herramienta imprescindible para gestionar, conservar y proteger nuestra memoria institucional
La Guía ofrece directrices claras y realistas sobre qué documentos deben conservarse, cuáles pueden eliminarse, y bajo qué condiciones. Se aplica tanto a documentos físicos como digitales, y distingue entre documentación de titularidad pública y privada. Este matiz es clave para los colegios profesionales, ya que muchos de nuestros documentos combinan ambas naturalezas.
Los documentos que un Colegio Profesional genera en el ejercicio de sus funciones públicas (por ejemplo, expedientes de visado, certificados, registros de actos colegiales, etc.) deben conservarse siguiendo la normativa autonómica en materia de archivos. Estos documentos tienen valor legal, ético y, a menudo, también histórico. Son parte del patrimonio documental madrileño, y como tales, deben estar correctamente clasificados, protegidos y disponibles para su consulta cuando sea necesario.
La Guía también detalla cómo identificar aquellos documentos que no están sujetos a conservación obligatoria, como duplicados, apuntes provisionales o material de apoyo. Eliminar de forma correcta estos documentos secundarios no solo libera espacio (físico y digital), sino que también reduce costes y riesgos.
Una labor que exige criterios, formación y rigor
Uno de los aspectos que más se valoran en esta Guía es su enfoque práctico. Ayuda a resolver dudas habituales como:
- ¿Cuándo se puede eliminar un expediente?
- ¿Qué ocurre si digitalizo los documentos originales?
- ¿Debo conservar también los metadatos?
- ¿Qué hacer con documentos con más de 50 años de antigüedad?
La respuesta a todas estas preguntas se da desde el marco legal de la Ley 6/2023, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, pero con lenguaje claro y orientado a la acción. Así, se establece que para documentos de titularidad pública o aquellos con más de 50 años de antigüedad, no se puede proceder a su eliminación sin autorización expresa de la Comunidad de Madrid.
También se abordan aspectos técnicos como la necesidad de conservar los metadatos de los documentos electrónicos, o los requisitos para reemplazar un original físico por su versión digital con validez legal, según la Norma Técnica de Interoperabilidad.
El papel del COFIS en este trabajo colaborativo
La participación del COFIS en esta Mesa de Trabajo es una muestra más de su compromiso con la gestión responsable, la legalidad y la transparencia. La gerente del Colegio, Marta María Arranz, forma parte activa del grupo de trabajo que ha elaborado este documento junto a representantes de otros colegios profesionales y del propio Consejo de Archivos.
Este tipo de espacios son clave para compartir buenas prácticas, estandarizar criterios y mejorar la gestión interna de las corporaciones de derecho público, especialmente en un contexto en el que la documentación crece, se diversifica y cambia de soporte con gran rapidez.
Desde el COFIS entendemos que cuidar nuestros archivos no es solo una obligación normativa: es una forma de preservar la historia de la profesión, de proteger los derechos de nuestros colegiados y de construir una memoria institucional válida, accesible y ordenada.
Mirando al futuro: digitalización, interoperabilidad y cultura documental
Uno de los retos más relevantes a los que se enfrentan hoy los colegios profesionales es la transición hacia un modelo de gestión documental plenamente digital. La Guía reconoce esta realidad y ofrece orientaciones sobre cómo abordar estos procesos de forma segura y legal.
Digitalizar no significa simplemente escanear. Significa garantizar que el documento digital sea fiable, accesible, trazable y legalmente equivalente al original. Esto implica una correcta gestión de metadatos, cumplimiento de la normativa de interoperabilidad, y una visión estratégica de los procesos documentales.
En este contexto, la Guía también recuerda que las corporaciones pueden acceder a ayudas y subvenciones para mejorar sus sistemas de archivo, digitalización y conservación documental. Y desde el COFIS, nos comprometemos a estudiar estas vías para seguir avanzando.
Una herramienta para todos los colegios de Madrid
Aunque ha sido elaborada con rigor técnico, la Guía Rápida de Gestión Documental no está pensada solo para archiveros: está pensada también para gestores, técnicos, administrativos y directivos de corporaciones colegiales. Es una herramienta sencilla pero potente para tomar mejores decisiones y cumplir con nuestras obligaciones de forma eficiente y segura.
Desde el COFIS animamos a todos los colegios profesionales de la Comunidad de Madrid a conocerla, aplicarla y difundirla. Una buena gestión documental es también una forma de buen gobierno y de compromiso con la sociedad.
