El Colegio Oficial de Físicos (COFIS) ha reafirmado su compromiso con la correcta gestión de su patrimonio histórico y documental, así como con la colaboración interinstitucional, mediante su participación en la Reunión Ordinaria de la Mesa de Trabajo de Archivos de Asociaciones y Colegios Profesionales de la Comunidad de Madrid.
En este importante foro de encuentro y coordinación, el COFIS estuvo representado por su Gerente, Marta Mª Arranz, quien asistió para contribuir al desarrollo de las directrices de trabajo y para conocer de primera mano las mejores prácticas en la conservación de la memoria de las corporaciones profesionales.
La Importancia de la Gestión Documental para el COFIS
La labor de un colegio profesional no se limita a la defensa de los intereses de sus colegiados, la ordenación de la profesión o la emisión de informes técnicos. Una función esencial, a menudo menos visible pero de vital trascendencia, es la custodia y gestión del archivo institucional. Estos documentos no solo recogen la historia administrativa del Colegio, sino que también son un testimonio de la evolución de la Física y sus aplicaciones en España.
El archivo del COFIS contiene actas fundacionales, registros de colegiados, documentos de eventos históricos para la profesión y correspondencia que narra la trayectoria de los físicos españoles. Preservar este material en condiciones óptimas y bajo protocolos profesionales es una prioridad estratégica para el Colegio.
La Mesa de Trabajo de Archivos de Asociaciones y Colegios Profesionales, promovida por la Comunidad de Madrid, actúa como un punto de encuentro para compartir experiencias, estandarizar metodologías y recibir asesoramiento experto por parte de los profesionales del Archivo Regional. El objetivo es que todas las corporaciones profesionales de la región puedan garantizar la perdurabilidad y accesibilidad de su memoria histórica.
Durante la reunión, se revisó el trabajo elaborado por los grupos técnicos hasta la fecha, centrado en la clasificación de series documentales comunes, la aplicación de cuadros de valoración para la eliminación o conservación permanente de documentos, y el desarrollo de protocolos para la transferencia de archivos históricos a depósitos especializados, garantizando el cumplimiento de la legislación vigente en materia de archivos y protección de datos.
Un Viaje Inesperado a la Historia: Visita al Archivo Regional
Como complemento a la sesión de trabajo, la comitiva de representantes de colegios y asociaciones profesionales fue invitada a realizar una visita guiada a las instalaciones del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. Esta parte del encuentro se convirtió en una inmersión directa en la práctica de la conservación y la historia, reforzando la toma de conciencia sobre el valor del patrimonio documental.
Primera Parada: Tesoros Documentales de España
La visita comenzó en una sala donde se exhibía una muestra selecta del fondo del Archivo Histórico de Madrid. Para los asistentes, fue un momento de conexión inesperada entre el rigor científico y el legado cultural e histórico de España. Entre los documentos que se pudieron contemplar, destacaron auténticas joyas manuscritas con las rúbricas de figuras icónicas:
Miguel de Cervantes: Documentos notariales y administrativos que arrojan luz sobre su vida y obra en Madrid.
Francisco de Goya: Escritos relacionados con su actividad y vida en la capital, esenciales para el estudio de su biografía.
Isaac Peral: Para los físicos, fue especialmente significativo ver manuscritos vinculados al inventor del submarino. Peral, una figura que simboliza la aplicación de la física y la ingeniería al progreso, establece un vínculo directo entre la historia de la ciencia y la memoria histórica custodiada en el archivo.
La muestra también incluía un valioso fondo gráfico, con imágenes históricas de fotógrafos de la talla de Juan Moya y Santos Yubero, que ofrecen un retrato visual de la sociedad madrileña a lo largo de los siglos. Esta sección puso de manifiesto cómo el archivo no solo custodia texto, sino también soportes visuales y fotográficos que requieren un tratamiento de conservación altamente especializado.
El Taller del Tiempo: Restauración y Digitalización
Posteriormente, la delegación se dirigió a los talleres técnicos del Archivo, el corazón operativo donde se lleva a cabo la labor de conservación activa. Este segmento de la visita fue particularmente ilustrativo para comprender la inversión en tecnología y el conocimiento científico que requiere la preservación de los documentos.
Los representantes pudieron observar de cerca los procesos de restauración de manuscritos antiguos, donde técnicos altamente cualificados aplican métodos químicos y físicos para estabilizar y reconstruir documentos dañados por el tiempo, la humedad o los agentes biológicos.
De especial interés resultó el trabajo de conservación y digitalización de placas de cristal fotográficas. Estos delicados soportes, comunes en los archivos históricos de los siglos XIX y principios del XX, contienen imágenes de altísimo valor que corren el riesgo de degradación irreversible. El proceso de limpieza, estabilización y digitalización a alta resolución asegura que este patrimonio visual pueda ser consultado por las generaciones futuras.
Asimismo, se mostraron los equipos y protocolos utilizados para la digitalización de audios y vídeos antiguos, asegurando la migración de contenido desde soportes obsoletos (cintas de casete, VHS, bobinas) a formatos digitales de larga duración. Este proceso es vital para la Física, dado que muchas grabaciones de conferencias, seminarios o entrevistas a científicos pioneros podrían estar almacenadas en soportes analógicos.
La Columna Vertebral: El Depósito Documental
Finalmente, el recorrido concluyó en el depósito del Archivo Regional. Este espacio, diseñado con estrictas condiciones de temperatura, humedad y seguridad, es el lugar donde se custodia el grueso del fondo documental. Conocer la organización interna, los sistemas de climatización y los protocolos de acceso y seguridad proporcionó a los representantes una visión completa del nivel de exigencia necesario para una correcta conservación a largo plazo.
Conclusiones y Compromiso de Futuro
La participación del COFIS en la Mesa de Trabajo y la visita al Archivo Regional refuerzan la convicción de que la Física es una ciencia con historia y que la institución tiene la responsabilidad de ser guardián de esa memoria.
La Gerencia del COFIS considera que estos encuentros son fundamentales para:
- Reforzar el rigor: Adoptar estándares profesionales de gestión archivística para los fondos documentales propios.
- Garantizar la conservación: Aplicar las mejores prácticas para asegurar la pervivencia de los documentos más antiguos y valiosos.
- Fomentar la transparencia: Asegurar que, en el futuro, los investigadores y el público en general puedan acceder a la documentación histórica del Colegio, de acuerdo con la legislación de archivos y el derecho a la información.
El COFIS continuará colaborando activamente con la Mesa de Trabajo y agradece al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid su labor y la oportunidad de conocer unas instalaciones que demuestran la importancia de la conservación documental para la cultura y la ciencia.
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